HƯỚNG DẪN THỦ TỤC ĐĂNG KÝ LƯU HỌC SINH VÀ HOÀN THÀNH KHÓA HỌC 2019

Thân gửi các đại diện chi hội, Theo nguyện vọng của rất nhiều các bạn sinh viên đã và sắp tốt nghiệp trong năm 2019, Hội sinh viên Việt Nam tại Hàn Quốc xin phép đăng tải thông tin chi tiết về thủ tục, với mục đích: - Nhằm đơn giản hóa các thủ tục đăng ký lưu học sinh và tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên khi hoàn thành khóa học trở về nước. - Thực hiện hướng dẫn mới nhất của Đại Sứ Quán Việt Nam tại Hàn Quốc về các thủ tục đăng ký lưu học sinh và hoàn thành khóa học. - Ban tổ chức hội SVVN tại Hàn Quốc ban hành hướng dẫn các thủ tục có liên quan cụ thể như sau:

1. Thủ tục đăng ký lưu học sinh

Kể từ tháng 3 năm 2016 các thủ tục đăng ký lưu học sinh sẽ được tiến hành qua kênh Hội sinh viên. Cụ thể như sau:


- Đối với sinh viên tại các trường có chi hội sinh viên: Các chi hội sinh viên tập hợp danh sách đăng ký và lập thành một danh sách chung (mẫu gửi kèm theo link download cuối văn bản). Ban chấp hành chi hội sinh viên có trách nhiệm gửi danh sách đăng ký chung của toàn trường về cho Ban tổ chức – VSAK để tiến hành đăng ký chính thức Lưu học sinh. Danh sách cần phải được gửi thành 02 bản, trong đó 01 bản file excel gốc (theo mẫu- M01) và 01 bản scan có chữ ký của chi hội trưởng hoặc đại diện chi hội. Danh sách đăng ký của các trường sẽ được lưu dưới dạng file mềm và file cứng (bản có chữ ký của chi hội trưởng và xác nhận của VSAK) tại Đại Sứ Quán phục vụ công tác quản lý lưu học sinh Việt Nam tại Hàn Quốc.


- Đối với sinh viên tại các trường không có chi hội sinh viên: đề nghị liên hệ trực tiếp với Ban tổ chức VSAK hoặc Đại Sứ Quán để được hướng dẫn thủ tục cụ thể đăng ký lưu học sinh. (Thông tin liên hệ được nêu ở cuối văn bản này)


**Lưu ý: 
- Đối với các sinh viên nhập học từ năm 2015 trở về trước, các bạn đăng ký lại thông tin cá nhân cho chi hội trưởng chi hội trực thuộc theo mẫu 1.
- Để thuận lợi cho việc quản lý LHS đang theo học tại các chi hội, đề nghị các chi hội thực hiện việc đăng ký LHS đối với SV mới trong vòng 6 tháng tính từ ngày nhập học ( áp dụng với SV mới nhập học từ kỳ mùa xuân 2016)
- Về deadline cho việc tổng hợp thông tin này như sau:
+ Kỳ mùa xuân: trước 22h ngày 15/04/2019
+ Kỳ mùa thu : trước 22h ngày 15/10/2019
Nếu sinh viên nào không tiến hành đăng ký lưu học sinh trước thời gian quy định sẽ không được Đại Sứ Quán hoặc Hội SVVN tại HQ cấp bất kỳ chứng nhận hoàn thành khóa học nào khi hoàn thành khóa học trở về nước

2. Thủ tục hoàn thành khóa học hoặc gia hạn thời gian học tập

Khi hoàn thành khóa học hoặc cần phải gia hạn thêm thời gian học tập tại Hàn Quốc, những sinh viên nào đã đăng ký lưu học sinh sẽ được Đại Sứ Quán cấp miễn phí xác nhận hoàn thành khóa học tại Hàn Quốc hoặc xác nhận gia hạn thời gian học tập. Đây là giấy tờ quan trọng, là căn cứ pháp lý chứng minh việc học tập tại Hàn Quốc là xác thực. Để được cấp giấy xác nhận hoàn thành khóa học, sinh viên cần chuẩn bị các giấy tờ liên quan sau đây:
1. Báo cáo hoàn thành khóa học (bản gốc theo mẫu-M01)
2. Xác nhận của chi hội sinh viên (bản gốc theo mẫu – M02)
3. Bản gốc giấy xác nhận không vi phạm pháp luật Hàn Quốc – Criminal Record Check Reply – 범죄경력 회보서 do công an Hàn Quốc cấp (Sinh viên chỉ cần trình ID card và passport tại công an quận nơi mình đang sinh sống sẽ được cấp miễn phí giấy tờ này – có mẫu phía dưới)
4. Bằng tốt nghiệp hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp
5. Hộ chiếu photo (chỉ cần photo trang có dán ảnh)

- Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ liên quan như trên, sinh viên cần nộp cho cán bộ Đại Sứ Quán phụ trách cộng đồng, sinh viên để được cấp chứng nhận. 
- Sinh viên khu vực Seoul yêu cầu nộp trực tiếp tại Đại Sứ Quán. 
- Sinh viên tại các trường ngoài khu vực Seoul có thể nộp qua đường bưu điện.

*Lưu ý: 
- Lịch nộp hồ sơ trực tiếp: Chiều các ngày trong tuần từ thứ 2 tới thứ 6. Thời gian từ 15:00-18:00 ngoại trừ ngày lễ của Việt Nam hoặc Hàn Quốc.
- Sinh viên nộp hồ sơ qua đường bưu điện sẽ được ĐSQ cấp xác nhận và trả hồ sơ qua đường bưu điện. Do vậy khi nộp hồ sơ yêu cầu sinh viên chuẩn bị sẵn một phong bì có ghi sẵn địa chỉ người nhận thật chính xác và đã có dán tem hoặc trả phí đầy đủ để gửi cùng hồ sơ. Những bạn không chuẩn bị đầy đủ như trên, chúng tôi sẽ không hỗ trợ gửi xác nhận về.
- Địa chỉ nộp hồ sơ qua đường bưu điện: 
• Địa chỉ tiếng Hàn:
베트남대사관 
주소 : 서울 종로구 북촌로 123 
전화: 02-720-5126
Mr Cao Minh Đức: duccm@yahoo.com 
Bí thư thứ nhất phụ trách cộng đồng và sinh viên  

• Địa chỉ tiếng Anh
123 Bukchon-ro, Jongno-gu, Seoul, Korea 110-230, 
Embassy of the Socialist Republic of Vietnam in The Republic of Korea, 
- Hồ sơ nộp qua đường bưu điện sẽ nhận được kết quả sau 3-5 ngày kể từ ngày Đại Sứ Quán nhận được hồ sơ. Hồ sơ nộp trực tiếp nhận kết quả ngay trong ngày.

Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ tới các thành viên BTC-TĐ-KT VSAK:

+ Trưởng Ban TCTĐKT: Tạ Thanh Hoài Quí

Sđt: 010-2762-2292
Email: taqui2292@gc.gachon.ac.kr

+ Phó Trưởng Ban TCTĐKT : Bùi Văn Chiến 

Sđt: 010-2141-1504

Email: mjnhchjen996@gmail.com

 

+  KV Miền Bắc:  Nguyễn Ngọc Quang

Sđt: 010-2848-5650

Email: nguyenngocquang_T58@hus.edu.vn

 

+ KV Miền Trung: Nguyễn Mạnh Thắng

Sđt: 010-7406-7596

Email: nguyenmanhthang7596@gmail.com

 

+ KV Miền Nam: 

- Lê Phương Anh

Sđt: 010-3700-5368

Email: lephuonganh223@gmail.com

 

- Vũ Văn Vinh

Sđt: 010-6526-6193

Email: halley.vvv@gmail.com
 

Link Mẫu 1http://vsak.com.vn/arti-mau-bao-cao-ket-qua-hoc-tap

Link Mẫu 2http://vsak.com.vn/arti-mau-giay-xac-nhan-cua-chi-hoi-sinh-vien

 

 

VSAK

Hội Sinh viên Việt Nam tại Hàn Quốc là một tổ chức được thành lập ngày 25/08/2007, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Trung ương Hội Sinh viên Việt Nam, Đảng uỷ ngoài nước và Đại sứ quán Việt Nam tại Hàn Quốc, hoạt động theo điều lệ Trung ương Hội Sinh viên Việt Nam, dựa trên tinh thần tự nguyện, dân chủ, đoàn kết nhất trí của lưu học sinh hiện đang học tập, công tác tại Hàn Quốc.

Nhận xét