HƯỚNG DẪN THỦ TỤC ĐĂNG KÝ LƯU HỌC SINH VÀ HOÀN THÀNH KHÓA HỌC 2023VSAK

Nhằm đơn giản hóa các thủ tục đăng ký lưu học sinh và tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên khi hoàn thành khóa học trở vể nước; thực hiện hướng dẫn mới nhất của Đại Sứ Quán Việt Nam tại Hàn Quốc về các thủ tục đăng ký lưu học sinh và hoàn thành khóa học, Ban Tổ chức – Thi đua – Khen thưởng hội SVVN tại Hàn Quốc ban hành hướng dẫn các thủ tục có liên quan cụ thể như sau.

1. Thủ tục đăng ký lưu học sinh

Các thủ tục đăng ký lưu học sinh tiếp tục được tiến hành qua kênh Hội sinh viên. Cụ thể như sau:

Đối với sinh viên tại các trường có chi hội sinh viên, khi mới nhập học tại Hàn Quốc sinh viên cần đăng ký trực tiếp với chi hội sinh viên tại trường mình đang học. Các chi hội sinh viên tập hợp danh sách đăng ký và lập thành một danh sách chung (theo mẫu gửi kèm). Ban chấp hành chi hội sinh viên có trách nhiệm gửi danh sách đăng ký chung của toàn trường về cho Ban tổ chức – VSAK để tiến hành đăng ký chính thức Lưu học sinh. Danh sách cần phải được gửi thành 02 bản, trong đó 01 bản file excel gốc (theo mẫu- M01) và 01 bản scan có chữ ký của chi hội trưởng hoặc đại diện chi hội. Danh sách đăng ký của các trường sẽ được lưu dưới dạng file mềm và file cứng (bản có chữ ký của chi hội trưởng và xác nhận của VSAK) tại Đại Sứ Quán phục vụ công tác quản lý lưu học sinh Việt Nam tại Hàn Quốc.
Đối với sinh viên tại các trường không có chi hội sinh viên, đề nghị liên hệ trực tiếp với Ban tổ chức VSAK để được hướng dẫn thủ tục cụ thể đăng ký lưu học sinh. (Thông tin liên hệ được nêu ở cuối văn bản này)

Lưu ý: nếu sinh viên nào không tiến hành đăng ký lưu học sinh trước thời gian hoàn thành khóa học ít nhất 06 tháng sẽ không được Đại Sứ Quán hoặc Hội SVVN tại HQ cấp bất kỳ chứng nhận hoàn thành khóa học nào khi hoàn thành khóa học trở về nước.

2. Thủ tục hoàn thành khóa học hoặc gia hạn thời gian học tập

Khi hoàn thành khóa học hoặc cần phải gia hạn thêm thời gian học tập tại Hàn Quốc, những sinh viên nào đã đăng ký lưu học sinh sẽ được Đại Sứ Quán cấp miễn phí xác nhận hoàn thành khóa học tại Hàn Quốc hoặc xác nhận gia hạn thời gian học tập. Đây là giấy tờ quan trọng, là căn cứ pháp lý chứng minh việc học tập tại Hàn Quốc là xác thực. Để được cấp giấy xác nhận hoàn thành khóa học, sinh viên cần chuẩn bị các giấy tờ liên quan sau đây:

1. Báo cáo hoàn thành khóa học (bản gốc theo mẫu-M02)

2. Xác nhận của chi hội sinh viên (bản gốc theo mẫu – M03)

3. Bản gốc giấy xác nhận không vi phạm pháp luật Hàn Quốc – Criminal Record Check Reply – 범죄경력 회보서 do công an Hàn Quốc cấp (Sinh viên chỉ cần trình ID card và passport tại công an quận nơi mình đang sinh sống sẽ được cấp miễn phí giấy tờ này – có mẫu phía dưới). Nếu không được cấp Criminal Record Check Reply bởi công an Hàn Quốc, cần thay thế bằng Xác nhận không vi phạm pháp luật của Chi hội.

4. Bằng tốt nghiệp hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp

5. Hộ chiếu photo (chỉ cần photo trang có dán ảnh)

- Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ liên quan như trên, sinh viên cần nộp cho cán bộ Đại Sứ Quán phụ trách cộng đồng, sinh viên để được cấp chứng nhận.

- Khuyến khích các Chi hội tập hợp hồ sơ gửi chung về ĐSQ để giảm chi phí đi lại và phí gửi bưu điện.

Lưu ý:

- Sinh viên nộp hồ sơ qua đường bưu điện sẽ được ĐSQ cấp xác nhận và trả hồ sơ qua đường bưu điện. Do vậy khi nộp hồ sơ yêu cầu sinh viên chuẩn bị sẵn một phong bì có ghi sẵn địa chỉ người nhận thật chính xác và đã có dán tem hoặc trả phí đầy đủ để gửi cùng hồ sơ.

- Địa chỉ nộp hồ sơ qua đường bưu điện:

Mr. Lê Văn Hùng, Bí thư Thứ nhất

HP: +0082-02-720.5124/+0082-02-725.2487

Email: hunglevan05@yahoo.com

Địa chỉ: 주한 베트남대사관, 서울특별시 종로구 북촌로 123 (03052)

Địa chỉ tiếng Anh: Mr. Le Van Hung, 123 Bukchon-ro, Jongno-gu, Seoul, Korea

Embassy of the Socialist Republic of Vietnam in The Republic of Korea

- Hồ sơ nộp qua đường bưu điện sẽ nhận được kết quả sau 7 ngày làm việc kể từ ngày Đại Sứ Quán nhận được hồ sơ.

Lịch nộp hồ sơ trực tiếp: Chiều các ngày trong tuần từ thứ 2 tới thứ 6. Thời gian từ 15:00-18:00 ngoại trừ ngày lễ của Việt Nam hoặc Hàn Quốc.

Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ tới các thành viên BTC-TĐ-KT VSAK.

Hồ sơ nộp qua đường bưu điện sẽ nhận được kết quả sau 7 ngày làm việc kể từ ngày Đại Sứ Quán nhận được hồ sơ. Hồ sơ nộp trực tiếp nhận kết quả ngay trong ngày.

Thông tin liên hệ:

KV Miền Bắc

Nguyễn Ngọc Quang

Sđt: 010-2848-5650

Email: nguyenngocquang_T58@hus.edu.vn

KV Miền Trung

Vũ Thị Ngọc Anh

Sđt: 010-6683-6238

Email: ngocanhzunie@gmail.com

KV Miền Nam

1) Dương Phan Anh

Sđt: 010-2827-7062